Voor de buitenwereld is zaterdag 18 juli vooral de dag waarop SC Cambuur en Al Wasl uit Dubai elkaar treffen op sportpark It Gryn in Stiens. Voor SC Stiens is het veel meer dan een oefenwedstrijd. Achter de schermen zijn tientallen mensen al maanden bezig om van de wedstrijd een compleet evenement te maken. Voor Theo Schiphof krijgt de dag bovendien een bijzonder persoonlijk tintje. Sinds 1 juli is hij formeel geen voorzitter meer van SC Stiens, maar omdat de organisatie al ruim voor die datum begon en hij deel uitmaakt van de evenementencommissie, maakt hij deze bijzondere dag graag nog mee. Een passend slot van een periode waarin hij zich jarenlang inzette voor de vereniging.

Wie tegenwoordig op de website van SC Stiens kijkt, ziet bij de functie van voorzitter de tekst ‘vacature’ staan. Schiphof legt uit dat zijn bestuurstermijn officieel is afgelopen, maar dat hij zich rondom de organisatie van SC Cambuur – Al Wasl nog altijd volop inzet. “Formeel ben ik sinds 1 juli geen voorzitter meer, mijn termijn zit erop. Omdat we natuurlijk al maanden met de voorbereiding bezig zijn en ik onderdeel ben van de evenementencommissie, maak ik dit evenement graag mee en af als voorzitter van SC Stiens. Dat wordt een heel mooi afscheid.”

Voor de vereniging betekent de komst van SC Cambuur opnieuw een bijzondere erkenning. Jarenlang werden de traditionele oefenwedstrijden van de Leeuwarder club georganiseerd bij DTD in Jelsum. Veel voetballiefhebbers uit Stiens bezochten die wedstrijden of stonden zelfs als speler tegenover Cambuur op het veld. Sinds vorig jaar is die rol overgenomen door SC Stiens. “DTD heeft dit jarenlang ontzettend goed georganiseerd. Toen Cambuur ons vroeg om gastheer te worden, waren we dan ook blij verrast. Stiens is voor supporters uit Leeuwarden en omgeving nog steeds eenvoudig bereikbaar en blijkbaar is de samenwerking vorig jaar zo goed bevallen dat Cambuur opnieuw voor ons heeft gekozen.”

Die eerste editie bleek voor SC Stiens meteen de aanleiding om de organisatie structureel aan te pakken. Inmiddels beschikt de vereniging over een vaste evenementencommissie van ongeveer tien leden die zich bezighoudt met de voorbereiding van grote evenementen. Dat zorgt ervoor dat de kennis binnen de vereniging blijft en dat de organisatie ieder jaar verder kan worden verbeterd. “We hebben nu een vaste groep die de voorbereiding oppakt. Daardoor weten we beter wat er allemaal geregeld moet worden en kunnen we steeds sneller schakelen.”

“We zijn allemaal voetballiefhebbers. Als we zo’n evenement kunnen organiseren, zijn er ontzettend veel mensen die graag hun steentje bijdragen. Zonder vrijwilligers zou dit simpelweg niet mogelijk zijn.”

Hoewel de evenementencommissie de organisatie aanstuurt, is volgens Schiphof één ding veel belangrijker dan welke commissie dan ook: de vrijwilligers. SC Stiens telt ongeveer tweehonderd vrijwilligers en juist dankzij die grote groep lukt het om een evenement van deze omvang neer te zetten. “We zijn allemaal voetballiefhebbers. Als we zo’n evenement kunnen organiseren, zijn er ontzettend veel mensen die graag hun steentje bijdragen. Zonder vrijwilligers zou dit simpelweg niet mogelijk zijn.”

Dat blijkt ook uit de cijfers. Aan de voorbereiding van de wedstrijd hebben ongeveer honderd vrijwilligers meegewerkt. Tijdens de wedstrijddag zelf zijn er tachtig herkenbaar aanwezig op en rond sportpark It Gryn. Van parkeerbegeleiding en kaartcontrole tot horeca, veiligheid en begeleiding van spelers en officials; overal zijn vrijwilligers actief. Om het overzicht te bewaren is de complete organisatie verdeeld over acht verschillende onderdelen. “Niet iedereen hoeft overal mee bezig te zijn. We hebben alle taken verdeeld, actiepunten toegewezen en ieder onderdeel heeft zijn eigen verantwoordelijke. Zo doet iedereen een klein stukje en uiteindelijk vormt dat samen één geheel.”

Voor bezoekers lijkt het misschien alsof alles op zaterdag vanzelf ontstaat, maar achter de schermen begint de voorbereiding al maanden eerder. Vergunningen moeten worden aangevraagd, veiligheidsplannen opgesteld en er wordt intensief overlegd met verschillende instanties. “Dat gaat in goed overleg met de gemeente Leeuwarden. Daarnaast moeten beveiliging en EHBO worden geregeld en daar kunnen en mogen we niet zonder. Ook met SC Cambuur hebben we veel contact. De lijntjes zijn kort en daardoor kunnen we snel schakelen als dat nodig is.”

“Iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer iets klaar moet zijn. Dat werkt prettig en voorkomt dat dingen blijven liggen.”

Binnen de evenementencommissie wordt gewerkt met een uitgebreid actieplan waarin alle werkzaamheden zijn opgenomen. Zodra een taak is afgerond, kan deze worden afgevinkt. Die gestructureerde aanpak zorgde er volgens Schiphof voor dat de organisatie ook dit jaar overzichtelijk bleef. “Iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer iets klaar moet zijn. Dat werkt prettig en voorkomt dat dingen blijven liggen.”

Na de succesvolle editie van vorig jaar verwacht SC Stiens opnieuw veel bezoekers op SC Cambuur – Al Wasl. De oefenwedstrijd tussen Cambuur en Telstar trok vorig jaar ongeveer tweeduizend toeschouwers naar It Gryn en Schiphof denkt dat dat aantal dit jaar minimaal geëvenaard kan worden. “Cambuur is inmiddels gepromoveerd naar de Eredivisie, Al Wasl is natuurlijk een bijzondere tegenstander en de weersverwachtingen zijn goed. Alles bij elkaar verwachten we opnieuw een mooie opkomst.”

Volgens Schiphof krijgen bezoekers bovendien meer dan alleen een oefenwedstrijd voorgeschoteld. De wedstrijd wordt namelijk gespeeld over twee keer zestig minuten, waardoor supporters langer kunnen genieten van beide ploegen. Na afloop nemen spelers van Cambuur en Al Wasl bovendien de tijd om handtekeningen uit te delen en met supporters op de foto te gaan. Aansluitend gaat het programma verder in de feesttent op het sportpark. “Vanaf 20.00 uur verzorgen Jelmer de Vries en DJ SVNRGY het entertainment. We hopen natuurlijk dat veel bezoekers na de wedstrijd nog even blijven om er samen een gezellige avond van te maken.”

Wanneer Schiphof terugkijkt op de afgelopen maanden overheerst vooral trots. Niet alleen omdat SC Stiens opnieuw gastheer mag zijn van een aansprekende wedstrijd, maar vooral omdat zoveel mensen zich belangeloos inzetten voor de vereniging. “Het is uniek dat SC Cambuur en Al Wasl hier komen spelen. Bezoekers kunnen de spelers van heel dichtbij aan het werk zien, maar minstens zo belangrijk vind ik het compliment dat naar onze vrijwilligers uitgaat. Wij blijven zeggen dat een vereniging, maar eigenlijk ook de maatschappij, niet zonder vrijwilligers kan. Iedereen draagt iets bij en uiteindelijk organiseren we met elkaar een prachtig evenement.”

“Ik hoop dat bezoekers, spelers en supporters na afloop zeggen dat ze volgend jaar graag weer terug willen komen.

Zijn wens voor zaterdag is dan ook helder. Natuurlijk hoopt hij op mooi voetbal, maar uiteindelijk kijkt hij verder dan alleen de uitslag. “Ik hoop dat bezoekers, spelers en supporters na afloop zeggen dat ze volgend jaar graag weer terug willen komen. Natuurlijk zal er altijd iets zijn dat beter kan, maar als mensen met een goed gevoel naar huis gaan, weten wij dat we het goed hebben gedaan.”

Tot slot heeft Schiphof nog een aantal praktische adviezen voor iedereen die zaterdag naar SC Cambuur – Al Wasl op sportpark It Gryn in Stiens komt. Hij raadt bezoekers aan om hun toegangskaart vooraf online te kopen om de doorstroming bij de entree te versnellen. Kinderen tot en met twaalf jaar hebben gratis toegang. De bezoekersingang bevindt zich aan de Truerderdyk, naast Haan Reclamewerk, terwijl de hoofdingang aan de Ieleane uitsluitend bedoeld is voor spelers, staf, arbitrage, beveiliging, EHBO en sponsoren. Daarnaast vraagt hij bezoekers de aanwijzingen van de verkeersregelaars op te volgen en vooraf nog even de weersverwachting te bekijken.

Na maanden van voorbereiden komt zaterdag alles samen op sportpark It Gryn. Voor de bezoekers is het een middag en avond vol voetbal, entertainment en gezelligheid. Voor SC Stiens is het opnieuw een visitekaartje van wat een dorpsvereniging met een grote groep betrokken vrijwilligers kan neerzetten. En voor Theo Schiphof vormt het een passend slotstuk van zijn jaren als voorzitter: niet op de voorgrond, maar samen met de mensen die de vereniging maken tot wat zij is.

Kaartverkoop SC Cambuur – Al Wasl – S.C. Stiens – Officiele website